文化部 财政部


关于实施全国文化信息资源共享工程的通知

(文社图发[2002]14号)

各省、自治区、直辖市文化厅（局）、财政厅（局），新疆生产建设兵团文化局、财政局，国家图书馆：

为贯彻落实《国务院办公厅转发文化部国家计委财政部关于进一步加强基层文化建设指导意见的通知》（国办发[2002]7号）精神，采用先进的科学技术手段，向广大人民群众传送丰富的文化信息，进一步巩固基层文化阵地，充实基层文化建设内容，活跃城乡人民群众文化生活，充分发挥文化信息资源在发展经济、提高人民群众思想道德和科学文化素质等方面的重要作用，文化部、财政部将在全国实施文化信息资源共享工程（以下简称“共享工程”）。为此，特制定《全国文化信息资源共享工程实施方案》（以下简称《方案》）。现印发给你们，并就有关事项通知如下：

一、充分认识实施“共享工程”的重要意义，加强领导与协调

“共享工程”是采用现代信息技术，对文化信息资源进行数字化加工和整合，通过网络最大限度地为社会公众享用的文化工程。它开辟了一个不受地域、时空限制的崭新的文化传播渠道，这对于迅速扭转我国广大中西部地区特别是贫困地区的信息匮乏和经济、文化落后的状况将起到显著的作用。实施“共享工程”是贯彻江泽民同志“三个代表”重要思想的有力措施，对于继承和弘扬中华优秀文化，实施“科教兴国”、“以德治国”战略，将产生深远而巨大的影响。各级文化部门要对“共享工程”给予高度重视并积极组织实施；各级财政部门应积极支持和配合，共同推进工程的顺利开展。为加强领导和协调，文化部、财政部共同组建了全国文化信息资源共享工程领导小组，各地也应成立相应的领导机构。

二、调动各有关方面的积极性，统筹规划，统一标准，共建共享

“共享工程”的建设目标是把文化信息资源传送到城乡基层文化网点和群众身边，要坚持以公益性为主，充分发挥各级文化、财政部门的积极性。中央财政投入重点支持“共享工程”公共项目和国家中心的建设，对地方补助资金要体现向西部地区倾斜的政策。省级分中心、基层中心的建设主要依靠地方财政的支持。

“共享工程”的实施涉及到各级各类文化单位，覆盖地域广，要充分体现统一规划、统一标准、资源共享的原则。要利用现有的网络和软硬件环境，整合现有的文化艺术资源来实现共建共享，不搞重复建设。各地要在统一规划的前提下因地制宜，发挥各自的优势与特色。

“共享工程”采用现代先进技术，技术含量高，为保证工程顺利实施，组建全国文化信息资源共享工程专家咨询委员会，在制定规划、实施方案、技术标准与资源建设等问题上要充分听取专家意见，进行科学论证。在建设过程中，有关单位要遵循国家中心制定的统一的技术标准和规范，并做好人员培训工作。

三、积极创造条件，尽快开展试点工作

为积极稳妥地实施“共享工程”，将采取总体规划、分步实施、逐步推广的方针。希望各地努力创造条件，积极参加试点。省级分中心试点单位要求具备一定的条件，即：馆域网主干通讯能力不低于100兆；对外网络接口不低于2兆；馆域网工作站总数不少于60台；配置专用服务器的硬盘容量不少于500千光；配有专职技术人员与资源加工人员；设备条件可支持30个以上基层中心的建设。

各地应尽快开展对本地文化资源状况、计算机网络连接状况、文化设施状况等方面的调查研究，在此基础上，制定出本地区的试点工作方案，报全国文化信息资源共享工程领导小组批准后实施。拟参加首批试点的地区应于2002年6月底前将方案上报。暂不具备试点条件的地区也要积极开展调研工作，为下一步实施“共享工程”做好准备。

四、把实施“共享工程”与加强基层文化建设、促进图书馆事业发展紧密结合起来

实施“共享工程”要依托现有的文化设施网点，以各级公共图书馆为实施主体。因此，它与基层文化设施网点建设、图书馆网络化、数字化建设紧密相关，互为促进。各地要把“共享工程”的实施纳入文化事业建设整体规划，在设备、人员、资金等方面统筹考虑，给予保障。各级公共图书馆要加强文献信息资源建设和自动化、网络化建设，加强对专业技术人员的培养，为实施“共享工程”打好基础。

“共享工程”是新型的文化建设项目，在实施过程中要加强情况沟通与协调，并注意总结经验，不断改进、创新。


附件：全国文化信息资源共享工程实施方案

文化部

财政部

二OO二年四月十七日

电子文件对档案工作的影响及对策

张智涛


一、电子文件定义及其特点综述

　　所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：?１　电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；?２　电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；?３　电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；?４　电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

　　１传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

　　２?由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

　　３?由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件对档案学理论的影响

　　１?对档案本质属性的影响

　　原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

　　２?对档案来源原则的影响

　　来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

　　３?对档案学理论研究内容的影响

　　档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

四、档案界所应采取的对策

　　１?做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

　　２?解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

　　３?使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

　　４?档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。